KONKRETE EKSEMPLER MEDLEMMER Foreningen kan uden videre registrere sine medlemmer i et medlemsregister. Det enkelte medlem har ret til indsigt i oplysninger om sig selv. Der må ikke ske offentliggørelse af medlemslister på foreningens hjemmeside, men foreningens egne medlemmer må godt kende medlemslisten med et minimum af kontaktoplysninger, f.eks. en password-beskyttet medlemsportal. LEDERE OG TRÆNERE Foreningen kan registrere sine ledere og trænere med de oplysninger, der er nødvendige i forhold til de pågældende hverv. Oplysninger om ledere og trænere kan behandles, uanset om de pågældende er lønnede eller ulønnede. Der kan behandles ansættelseskontrakt, CPR-nummer, oplysninger i lønforhold, sygemeldinger m.v. Nogle af oplysningerne kan være følsomme eller fortrolige, og de skal i givet fald behandles med omhu. Ledere og trænere skal orienteres om behandlingen i forbindelse med ansættelsen. Foreningen kan lægge en oversigt over ledere og trænere på hjemmesiden. CPR-NUMMER Foreningen må normalt ikke registrere CPR-nummer på sine medlemmer, men kan sagtens registrere fødselsdato. På ledere og trænere kan der behandles CPR-nummer, når det er nødvendigt i forhold til lønafregning og ved indhentelse af børneattester. Nogle foreninger er forpligtede til at behandle CPR-nummer på medlemmer, f.eks. skytteforeninger i henhold til våbenlovgivningen. I så fald er denne behandling uden videre lovlig. Det samme vil være tilfældet, hvis offentlige sikkerhedsbestemmelser pålægger foreningen at behandle CPR-nummer, helbredsoplysninger el.lign. SAMTYKKE Foreninger skal ikke have samtykke for at behandle nødvendige oplysninger om medlemmer, ledere og trænere. Det kan derimod være nødvendigt, når det drejer sig om oplysninger med en højere grad af beskyttelse som f.eks. børneattester. Det kan også være nødvendigt, hvis foreningen ønsker at behandle en oplysning, efter at den ellers skulle have været slettet, f.eks. ved et ønske om at opbevare medlemsoplysninger på udmeldte medlemmer (i længere tid end normalt tilladt) med henblik på reaktivering af disse. IDRÆTSAKTIVITETERNE Foreningen kan behandle oplysninger om medlemmernes deltagelse i idrætsaktiviteterne, herunder udveksle oplysningerne med den turnerings- eller stævneansvarlige organisation landsdelsforeningen, specialforbundet eller andre turneringsansvar- 10 lige. Foreningen kan f.eks. også offentliggøre egne holdopstillinger, deltagerlister i konkurrencer, som foreningen selv arrangerer og resultatlister. De samme principper gør sig gældende for deltagere i åbne konkurrencer, f.eks. løb, cykelløb, åben vand svømning osv., herunder aktiviteter under Bevæg Dig for Livet. Hvis der automatisk udveksles oplysninger mellem foreningen og andre dele af organisationen, f.eks. i forbindelse med idrætsaktiviteterne, skal foreningen i sin privatlivspolitik oplyse medlemmerne og eventuelle andre deltagere om dette. OFFENTLIGGØRELSE AF BILLEDER Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteterne og fra foreningens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden. Også selv om de enkelte personer kan genkendes. Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen samtykke. Det kan f.eks. være tilfældet med billeder fra en klubfest, hvor to personer kysser hinanden. I nogle idrætsgrene skal I være tilbageholdende med og måske helt undgå at offentliggøre billeder af børn. VIDEOOVERVÅGNING Når idrætsfaciliteter er videoovervågede, er det ejeren af faciliteterne, der er ansvarlig for videoovervågningen, som regel kommunen eller en selvejende institution. Ved videoovervågning gælder der ud over de persondataretlige regler en række ekstra krav til overvågningen, for at den er lovlig, f.eks. at videoovervågningen er forsvarligt skiltet. Benytter I selv videoovervågning, skal I således følge reglerne for dette i lov om TV-overvågning, som også hører under Datatilsynet. Hvis det er hensigten med overvågningen, at personer skal kunne identificeres, skal videoovervågningen desuden omtales i jeres privatlivspolitik. BOGFØRINGSBILAG Bogføringsbilag skal efter bogføringsloven gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om. Det gælder f.eks. lønbilag og bilag om udbetalt omkostningsgodtgørelse. HELBREDSOPLYSNINGER Helbredsoplysninger er følsomme oplysninger. Det gælder f.eks. oplysninger om, at en udøver lider af astma eller har en korsbåndsskade. Sådanne oplysninger må foreningen som regel kun behandle med samtykke. For trænere kan relevante helbredsoplysninger behandles i medfør af ansættelseskontrakten. VEJLEDNING TIL IDRÆTSFORENINGER OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER 3. udgave, januar 2020 FORORD Idrætsforeninger har i mange år været underlagt regler i Persondataloven for behandling af personoplysninger. Men den 25. maj 2018 trådte nye regler i kraft, nemlig EUs persondataforordning og en ny dansk databeskyttelseslov. Denne vejledning er udarbejdet for at oplyse foreningerne om de kra INDHOLD Behandling af personoplysninger i idrætsforeninger 4 Hvad er personoplysninger? 5 Foreningen er dataansvarlig 5 Grundprincipper for behandling af personoplysninger 6 Foreningens behandling af personoplysninger 7 Fortegnelsespligt (dokumentationskrav) 8 Den registreredes rettighed BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I IDRÆTSFORENINGER Persondataloven blev erstattet af persondataforordningen (også kaldet GDPR) den 25. maj 2018. I denne vejledning beskrives de vigtigste konsekvenser for idrætsforeninger af de nye regler i forordningen. Når det drejer sig om selve muligheden for at HVAD ER PERSONOPLYSNINGER? En personoplysning er enhver form for oplysning om en fysisk person, der kan bruges til at identificere den pågældende. Det gælder f.eks. navn, adresse og telefonnummer, og det omfatter f.eks. også oplysninger om en idrætsudøvers konkurrencedeltagelse, ranglistepoint, kara GRUNDPRINCIPPER FOR BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER Når I som dataansvarlig behandler personoplysninger, skal I følge nogle fundamentale regler om god databehandlingsskik. De er følgende: 1. Der skal altid være et klart og sagligt formål med at behandle oplysningerne. Almindelig registrering af medl FORENINGENS BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER Når en idrætsforening herefter behandler personoplysninger, er der fem væsentlige spørgsmål, der skal overvejes: 1. Hvilke oplysninger må vi registrere og gemme m.v.? Som idrætsforening er I naturligvis nødt til at have et register over jeres medlemmer. FORTEGNELSESPLIGT (DOKUMENTATIONSKRAV) Med fortegnelsespligten menes, at foreningen skal dokumentere, hvordan personoplysninger behandles. Enhver dataansvarlig skal have en intern fortegnelse over, hvilke personoplysninger der behandles, hvorfor de behandles, og hvem der har adgang til de forskellig BILAG Bilag 1 Eksempel på privatlivspolitik til opfyldelse af oplysningspligten Bilag 2 Skabelon til brug for opfyldelse af fortegnelsespligten (dokumentationskravet) Bilag 3 Eksempel på databehandleraftale 9 KONKRETE EKSEMPLER MEDLEMMER Foreningen kan uden videre registrere sine medlemmer i et medlemsregister. Det enkelte medlem har ret til indsigt i oplysninger om sig selv. Der må ikke ske offentliggørelse af medlemslister på foreningens hjemmeside, men foreningens egne medlemmer må godt kende medlems BØRNEATTESTER Børneattester skal indhentes på trænere og ledere, der har med børn og unge under 15 år at gøre. Foreningen kan beholde dokumentationen for, at der er indhentet børneattest, så længe den pågældende person arbejder for foreningen. Dette skal oplyses over for den pågældende. Hovedorgani DIF Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby Telefon 43 26 26 26 dif.dk DGI Vingsted Skovvej 1 7182 Bredsten Telefon 79 40 40 40 dgi.dk